2 Weerstandsvermogen en risicobeheersing

Ontwikkeling gemeentefonds

Open-einde-regelingen sociaal domein

Beperkte beschikbaarheid personeel

Effecten Covid-19 (Corona) pandemie

Datalekken en/of niet (juiste) naleving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming

Exploitatierisico bij verbonden partijen

Kosten voormalig personeel

Claims en aansprakelijkheidstellingen

Naheffing door belastingdienst

Procedurefouten bij inkoop en aanbestedingen

De gemeente is grotendeels afhankelijk van de algemene uitkering. In maart 2019 zijn twee onderzoeken opgestart: "evaluatie verdeelmodellen sociaal domein en onderzoek naar overige verdelingen gemeentefonds”. Naar aanleiding van de uitkomsten van het eerste onderzoek is, vooruitlopend op definitieve besluitvorming afgesproken met Het Rijk, de VNG en het IPO dat voor de jaarschijven 2023 tot en met 2025 in ieder geval voor extra middelen Jeugdzorg rekening gehouden mag worden met de voorlopige uitkomsten van de evaluatie verdeelmodel sociaal domein.
De fondsbeheerders hebben in de december circulaire 2020 aangegeven de besluitvorming over de invoering van de nieuwe verdeling van het gemeentefonds aan het volgend kabinet te laten, zodat over de definitieve herverdeling nog geen concreet effect te berekenen is waardoor we de hoge risico-score op dit onderdeel moeten handhaven.

Via de periodieke circulaires van het ministerie, intergemeentelijke overleggen, VNG bijeenkomsten e.d. worden de ontwikkelingen van het gemeentefonds nauwlettend gevolgd en de begroting wordt hierop aangepast.

Oorzaak:

Gevolg:

We kennen als gemeente diverse open-einde-regelingen binnen het sociaal domein, namelijk de regelingen die vallen onder de jeugdwet, Wmo 2015 en participatiewet (WWB). Het risico bestaat voor deze regelingen dat er een groter beroep op de regelingen wordt gedaan en dat het budget daardoor ontoereikend is.

1. De gemeente kan - indien er sprake is van bijstandstekorten - een beroep doen op een vangnetregeling om grote tekorten te compenseren. Om daar aanspraak op te maken moet het tekort op het bijstandsbudget groter zijn dan 5% of 30 euro per inwoner (BUIG-uitkering).
2. Per indicatie beoordelen of de gemeente verantwoordelijk is voor de gevraagde vergoeding;
3. Bij  het stellen van indicaties vooraf duidelijke doelen stellen, deze evalueren, zo nodig bijstellen en bijsturen en dit periodiek monitoren.
4. We beoordelen onze huidige beleidsregels of we niet meer doen dan wat nodig is.
5. We zetten in op preventie en vroeg signalering, om de kosten op termijn zoveel mogelijk te beperken.
6. Met "Grip op Sociaal Domein" zijn we bezig met het verzamelen van data en uitwerken en uitvoeren van maatregelen, waarvan we verwachten dat die de kosten in positieve zin beïnvloeden.

Oorzaak:

Gevolg:

Als gevolg van de arbeidsmarktontwikkelingen is het voor verschillende functies/functiegroepen lastig om tijdig gekwalificeerd personeel te werven.
Daarnaast werkt schaartste op de arbeidsmarkt een hoger verloop in de hand.

1. Opstellen notitie om concrete instrumenten te ontwikkelen ter bevordering van het 'aantrekkelijk werkgeverschap'.
2. We hebben raamovereenkomsten met uitzendbureaus om snel tijdelijk personeel aan te kunnen trekken.
3. We werken samen in de Talentenregio waarbij we de interne arbeidsmarkt voor elkaar hebben opengesteld.
4. Markttoelage.
5. Een op de arbeidsmarkt toegesneden wervingscampagne.

Oorzaak:

Gevolg:

Uitbraak van het Covid-19 (Corona) virus in het voorjaar van 2020. Deze uitbraak heeft zowel maatschappelijke en economische effecten als effecten voor de gemeentelijke organisatie, door maatregelen ter voorkoming of daadwerkelijke besmetting met het Corona virus.

1. gebruik maken rijks compensatieregelingen;
2. mogelijk inzetten gemeentelijk noodfonds;
3. doorlopend monitoren mogelijke (financiële) Corona effecten en treffen maatregelen.

Oorzaak:

Gevolg:

Sinds 25 mei 2018 is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van toepassing. De gemeente is verplicht elk datalek actief te melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens. De AVG leidt tot meer verplichtingen bij het verwerken van persoonsgegevens. De Autoriteit Persoonsgegevens kan forse boetes opleggen indien de regels uit de AVG worden overtreden.

1: De ICT omgeving is dusdanig ingericht en voorzien van een firewall en een twee stappen verificatie om onbevoegde toegang te voorkomen.
2: Er zijn procedures en richtlijnen vastgesteld omtrent informatiebeveiliging en het melden van datalekken.
3: Er is en wordt specifieke aandacht besteed aan de bewustwording mbt informatieveiligheid en het omgaan met privacy gevoelige gegevens onder het personeel.
4. Onafhankelijke positionering en intensieve samenwerking functionaris gegevensbescherming en Chief Information Security Officer op het gebied van informatieveiligheid en privacybescherming.
5. Binnen de verbijzonderde interne controles wordt specifieke aandacht geschonken aan de AVG.   

Oorzaak:

Gevolg:

Verbonden partijen vertegenwoordigen een financieel en een bestuurlijk belang. De grootste risico's loopt de gemeente bij de gemeenschappelijke regelingen.

1. De verbonden partijen rapporteren periodiek over de risico's in de planning & control documenten. Door de beleidsmedewerker concerncontrol wordt hier toezicht op gehouden.
2. Door een aantal gemeenschappelijke regelingen wordt eigen weerstandsvermogen aangehouden zodat zij zelf deze risico's kunnen opvangen en/of tijdig kunnen bijsturen.

Oorzaak:

Gevolg:

Het is in de afgelopen jaren incidenteel voorgekomen dat een vaststellingsovereenkomst is opgesteld met daarin een financiële component.
Daarnaast lopen we het risico dat wethouders aanspraak maken op een wachtgelduitkering (maximaal 36 maanden).

- Bij de werving- en selectie van personeel is vanaf schaal 10 een assessment een mogelijk onderdeel van de procedure.
- Er wordt toegezien op de juiste toepassing van de 'goed gepraat' gesprekscyclus.
- Bij niet goed functioneren of disfunctioneren worden tijdig gesprekken gevoerd en worden afspraken vastgelegd.
- Voor wat betreft de wachtgelduitkeringen zijn geen beheersmaatregelen getroffen.

Oorzaak:

Gevolg:

De gemeente loopt bij de uitvoering van haar publieke taak risico's op claims door derden zoals aansprakelijkheidsstellingen en gerechtelijke procedures. Met name in de openbare ruimte is sprake van dit risico.

1. De gemeente heeft een aansprakelijkheidsverzekering met een eigen risico van € 2.500 per gebeurtenis.
2. Vergroten bewustwording organisatie met toevoegen kopje risico's aan college- en raadsvoorstellen.

Oorzaak:

Gevolg:

Mogelijke naheffing in het kader van BTW, BTW Compensatiefonds, Werkkostenregeling (WKR) en Vennootschapsbelasting (VPB)  bij het niet goed toepassen van de regelgeving.

1. Inhuren fiscaal specialist bij complexe fiscale vraagstukken;

2. Binnen de gemeentelijke organisatie is continu aandacht voor training  op het gebied van fiscaliteit;
3. In het sjabloon voor B&W-voorstellen wordt extra aandacht gevraagd voor fiscale gevolgen;
4. De interne controle op processen fiscaliteit zijn uitgebreid.

Oorzaak:

Gevolg:

De gemeente koopt jaarlijks voor een bedrag van circa € 40 mln in. De inrichting van de inkoopfunctie is geborgd binnen de ambtelijke organisatie. Procedurefouten zijn niet uit te sluiten.

1. Gebruik maken professionele inkopers via Shared Service Centrum ONS.
2. Voor inkoop personeel is in 2018 een (gezamenlijke) Europese aanbestedingen gedaan.
3. Het hele interne proces voor aantrekken personeel is opnieuw in beeld gebracht en vastgelegd, om te zorgen dat de juiste stappen worden gezet, inkoop is hierin meegenomen.
4. Jaarlijks vindt er een analyse plaats met betrekking tot inkopen boven de EU drempelwaarden door de medewerker Verbijzonderde Interne Controle (VIC).
5. In het controleprotocol is opgenomen dat alleen EU aanbestedingen meewegen in de fouttolerantie van de accountant.
6. Beperk aantal inkopers aanwijzen en deze structureel opleiden.

Oorzaak:

Gevolg: